Fünf Leitprinzipien für unseren KI-Einsatz

KI-NutzungsRichtlinien

1) Zweck und Geltungsbereich

• Diese Richtlinie gilt für alle festen Mitarbeitenden und wird für Freelancer und Partner verbindlich gemacht;
  Externe werden vertraglich zur Einhaltung verpflichtet.
• Wir nutzen verschiedene KI-Tools und -Funktionen in Plattformen (z. B. in der Plattform Langdock) und Kreativsoftware
  (z. B. in der Adobe Creative Cloud). Die Richtlinie ist Tool-neutral und gilt unabhängig vom jeweiligen Anbieter.

2) Verantwortlichkeiten

• Die Geschäftsführung übernimmt die Gesamtverantwortung für den KI-Einsatz.
• Eine KI-Expertin unterstützt bei Beratung, Schulung und Qualitätssicherung.
• Bei rechtlichen oder datenschutzbezogenen Fragen erfolgt die Abstimmung direkt mit der Geschäftsführung;
  externe Fachberatung wird bei Bedarf hinzugezogen.

3) Einsatzfelder und Tools

• Wir setzen KI ein für Research (Markt/Wettbewerb), Strategie- und Content-Arbeit, Design/Bild, Projektmanagement
  und interne Dokumentation.
• Wir arbeiten bevorzugt in geschlossenen Plattformen und nutzen Kreativtools mit integrierten KI-Funktionen.
  Wenn personenbezogene Daten oder Unternehmensinhalte verarbeitet werden, ist ein Hosting und eine Verarbeitung ausschließlich in Europa verpflichtend. Die konkrete Toolauswahl kann sich ändern, ohne die Gültigkeit dieser Regeln
  zu beeinflussen.

4) Daten und Vertraulichkeit

• Vertrauliche Kundendaten und sensible Vertragsinhalte werden nicht ungeschützt in KI-Systeme eingegeben;
  wir arbeiten innerhalb abgesicherter Umgebungen.
• Personenbezogene Daten werden – wo sinnvoll und erforderlich – anonymisiert oder pseudonymisiert;
  wir anonymisieren insbesondere sensible personenbezogene Daten. 
• Interviewinhalte bleiben inhaltlich unverändert, werden jedoch ohne Klarnamen/IDs verarbeitet, sofern nicht explizit erforderlich.
• Operative Dokumente wie Angebote und Rechnungen und andere Vertragsdokumente dürfen verarbeitet werden,
  wenn der Zweck klar ist und keine unnötigen personenbezogenen Daten enthalten sind.
• Wir stellen unsere Daten KI-Anbietern oder -Tools nicht zu Trainingszwecken bereit; wo verfügbar, wählen wir
  Einstellungen bzw. Vertragsoptionen, die eine Nutzung unserer Daten zur Modellverbesserung ausschließen.

5) Qualitätssicherung und Human-in-the-Loop

• Jede KI-Ausgabe wird vor interner Weiterverarbeitung oder externer Nutzung verbindlich menschlich geprüft.
• KI-Ergebnisse sind Hilfsmittel, keine „finale Wahrheit“: Wir prüfen Fakten, verifizieren Quellen, validieren Logik
  und passen Stil/Ton an.
• Kritische Inhalte (z. B. rechtlich heikle Texte, Markenbotschaften, vertragsnahe Kommunikation) unterliegen dem Vier-Augen-Prinzip.
• Wir vermeiden grundsätzlich irreführende, manipulative und diskriminierende Inhalte.
  

6) Transparenz und Kennzeichnung

• Die Nutzung von KI wird innerhalb geeigneter Systeme automatisch dokumentiert und ist teamseitig einsehbar.
• Gegenüber Kunden sind wir transparent: Wir erläutern Wofür, Wie, welche Tools/Funktionen eingesetzt werden
  und welche Kontrollmechanismen gelten.
• Eine Kennzeichnung im Endprodukt ist nicht standardmäßig vorgesehen; die Kennzeichnungspflicht wird mit
  dem Kunden vereinbart. Realitätsferne Generierungen werden in der Kundenkommunikation klar benannt.

7) Recht und Compliance

• Wir arbeiten primär im Rechtsraum der EU und berücksichtigen den AI Act der Europäischen Union.
• Wir bevorzugen europäisches Hosting und Verarbeitung in Europa; im Zweifel entscheidet die Geschäftsführung.
• Kundenverträge und NDAs haben Vorrang; einschränkende Vorgaben werden respektiert.

8) Ethik und Fairness

• Wir achten auf fairen Umgang, Vermeidung von Benachteiligungen und Wahrhaftigkeit in Inhalten.
• Wir prüfen Outputs auf Voreingenommenheit, Stereotype und potenzielle Benachteiligungen.
• Bei urheberbezogenen Fragen gehen wir vorsichtig und transparent vor: Wir vermeiden unklare Herkunft und nutzen
  erlaubte Quellen; bei kritischen Fällen erfolgt menschliche Prüfung und ggf. Kundenhinweis. 
• Branchen- oder Themen-Ausschlüsse werden projektbezogen festgelegt, sofern erforderlich.

9) Sicherheit und IT

• Zugriffe auf KI-Tools erfolgen nur über autorisierte Accounts; wir verfolgen das Least-Privileg-Prinzip.
• Sensible Dateien werden nicht in öffentliche Web-UIs hochgeladen; wir nutzen freigegebene, abgesicherte Systeme.
• Sicherheitsvorfälle werden sofort gemeldet, relevante Datenflüsse gestoppt und der Vorfall dokumentiert.

10) Governance, Schulung und Weiterentwicklung

• Wir betreiben kontinuierliche Weiterbildung über verschiedene interne und externe Formate und Coaching im Projektalltag.
• Die Richtlinie wird quartalsweise überprüft und bei Bedarf angepasst.
• Neue Use-Cases und Tools werden kurz geprüft (Zweck, Nutzen, Risiken) und durch die Geschäftsführung freigegeben.

11) Durchsetzung und Aktualisierung

• Wir führen interne Überprüfungen der Einhaltung durch und adressieren Verstöße angemessen.
• Wir nutzen eine abgestufte Sanktionsklausel: zunächst Hinweis und Nachschulung, dann temporäre Zugriffsbeschränkung, bei wiederholten oder schweren Verstößen formale Maßnahmen.
• Die Richtlinie enthält eine Angabe zur letzten Aktualisierung und wird fortlaufend verbessert.